一、引言
在數字經濟加速滲透、政務服務智能化升級的背景下，數字化轉型已成為行政事業(yè)單位提升治理效能、優(yōu)化公共服務的核心路徑。財務報銷作為財務管理的關鍵環(huán)節(jié)，貫穿資金流轉、成本控制、合規(guī)監(jiān)督全流程，傳統“紙質單據+人工審核+線下流轉”模式逐漸暴露出流程繁瑣、效率低下、監(jiān)管滯后等突出問題，難以適應新時代“降本增效、陽光政務”的建設要求。推進財務報銷數字化，不僅是信息技術與財務管理深度融合的必然趨勢，更是行政事業(yè)單位響應“放管服”改革、強化廉政風險防控的重要舉措。本文結合當前行政事業(yè)單位財務報銷數字化的現狀，分析其優(yōu)勢與挑戰(zhàn)，提出針對性推進建議，為行政事業(yè)單位數字化轉型提供參考。
- 行政事業(yè)單位財務報銷數字化的現狀
（一）數字化普及率不均衡，區(qū)域與規(guī)模差異顯著
我國行政事業(yè)單位財務報銷數字化呈現“兩極分化”格局。中央部委、省級大型單位及重點行業(yè)主管部門，憑借資金與技術優(yōu)勢，已部署成熟的數字化報銷平臺，實現報銷申請、電子審批、資金支付、票據歸檔全流程線上閉環(huán)。例如，部分省級財政部門推出統一政務財務服務平臺，員工無需提交紙質單據，全程線上操作即可完成報銷。但大量區(qū)縣級基層單位所受資金、人才限制，仍依賴傳統模式，僅通過電子表格、簡易線上表單進行初步數據記錄，核心審核、支付環(huán)節(jié)仍依賴紙質流轉，全國整體數字化普及率不足40%，基層單位數字化進程明顯滯后。
（二）流程規(guī)范缺失，標準化程度不足
已推行數字化報銷的單位中，缺乏統一的流程設計與操作標準。不同部門可自行設定報銷節(jié)點、所需材料，同一類支出的報銷路徑存在差異；電子單據格式、必填字段不統一，部分單位要求電子發(fā)票打印后與紙質單據一并提交，部分支持純電子報銷，操作要求混亂。同時，審批權限劃分不清晰，存在“多頭審批”“越級審批”情況，審核標準依賴個人經驗，易出現尺度不一、漏審錯審等問題，制約了數字化效率的發(fā)揮。
（三）數據孤島突出，整合共享能力薄弱
多數單位的財務報銷系統與人事、采購、預算、資產等業(yè)務系統缺乏有效對接，數據分散存儲、相互孤立。報銷時，財務人員需在多個系統間切換查詢、重復錄入員工信息、項目編號、預算額度等數據，既增加工作量，又易因數據不一致導致審核誤差。分散的數據無法形成完整的財務支出畫像，難以通過數據分析掌握資金使用規(guī)律，無法為預算調整、成本控制提供有力支撐，“數據多跑路、人員少跑腿”的目標未能充分實現。
（四）技術支撐不足，智能化應用滯后
部分單位的數字化報銷系統為早期簡易版本，功能單一、穩(wěn)定性差，僅能滿足基礎流轉需求，缺乏電子票據校驗、智能審核等核心功能；且缺乏專業(yè)技術維護團隊，系統故障響應不及時，升級迭代滯后于政策調整與實際需求。同時，人工智能、大數據等先進技術應用深度不足，未普及智能票據識別、異常支出預警等功能，仍依賴人工完成票據真?zhèn)魏蓑?、金額核算等工作，數字化僅停留在“線上化”層面，未實現真正的“智能化”升級。
（五）人員適應度分化，操作能力參差不齊
員工對數字化報銷的接受度與操作能力直接影響轉型效果。年輕員工熟悉數字化工具，能快速掌握系統操作，成為積極推動者；但部分年長員工受傳統習慣影響，對線上操作存在抵觸情緒，且缺乏系統培訓，在電子單據上傳、流程發(fā)起等環(huán)節(jié)頻繁出錯，報銷申請反復被退回，進一步降低使用積極性。此外，部分財務人員技能更新不及時，對數字化系統操作不熟練，難以應對報銷過程中的各類問題，影響推進效率。
三、財務報銷數字化的優(yōu)勢
（一）大幅提升報銷效率，縮短資金周轉周期
數字化報銷打破時空限制，員工無需打印粘貼紙質單據，通過電腦或移動端即可發(fā)起申請，審批人隨時隨地線上審核，避免因人員出差、崗位空缺導致流程停滯。傳統模式下需數周完成的報銷，數字化模式可縮短至1-3個工作日，部分簡單報銷甚至能“當日申請、當日到賬”。對財務部門而言，系統自動完成數據錄入、單據分類、合規(guī)校驗，減少人工重復勞動，報銷業(yè)務處理效率平均提升60%以上，財務人員工作負荷降低40%，可將更多精力投入財務管理核心工作。
（二）保障財務數據質量，實現實時動態(tài)管控
系統預設報銷規(guī)則，員工填報時不符合規(guī)范的內容會被實時攔截，電子單據直接上傳無需人工錄入，減少填寫錯誤與計算失誤；同時對接稅務系統，自動核驗電子發(fā)票真?zhèn)闻c有效性，防范虛假報銷。報銷數據實時同步至財務系統，管理人員可實時查看報銷進度、資金支出、預算執(zhí)行情況，及時發(fā)現超預算、異常支出等問題，實現財務支出動態(tài)監(jiān)控，確保資金使用合規(guī)高效。
（三）強化內部控制，降低廉政風險
數字化系統固化報銷審批流程，明確各環(huán)節(jié)權限與責任主體，避免“越級審批”“多頭審批”；全流程操作痕跡可追溯，包括申請人、審批人、操作時間等，形成完整電子檔案，便于責任追溯。系統自動攔截超標準、無預算、重復報銷等違規(guī)行為，減少人為干預空間，有效防范虛報冒領、利益輸送等廉政風險，提升財務管理的規(guī)范性與嚴肅性。
（四）支撐數據驅動決策，優(yōu)化資源配置
數字化報銷積累的海量數據，可通過系統分類、匯總、分析，生成多維度財務報表與分析報告，幫助管理人員全面掌握各部門、各項目的資金使用規(guī)律?；跀祿治?，可及時發(fā)現資金浪費、支出效率低下等問題，有針對性優(yōu)化資源配置；科學編制下一年度預算，提高預算準確性；還可挖掘資金使用潛在效益，如優(yōu)化差旅路線、調整采購策略等，推動財務管理從“事后核算”向“事前預測、事中控制、事后分析”轉變。
四、面臨的挑戰(zhàn)
（一）觀念轉變困難，傳統思維定式制約轉型
部分領導干部對數字化轉型認識不足，將其簡單等同于“線上化”，缺乏資金與資源支持；部分員工受傳統習慣影響，擔心線上操作復雜、數據泄露，對數字化報銷存在抵觸情緒；部分財務人員習慣于人工審核、手工記賬，缺乏主動轉型的積極性。觀念上的抵觸與思維定式，導致數字化推進面臨較大內部阻力。
（二）信息安全風險凸顯，數據防護能力不足
財務報銷數據包含員工個人信息、經費支出明細等敏感內容，面臨系統漏洞、黑客攻擊、數據泄露、電子票據偽造等安全風險。多數行政事業(yè)單位缺乏專業(yè)網絡安全團隊與完善的防護體系，系統權限管理混亂，數據傳輸與存儲未采取有效加密措施，員工安全意識薄弱，難以有效應對各類安全威脅。
（三）系統建設與維護成本高，資金壓力較大
數字化報銷系統的軟件采購、定制開發(fā)、硬件配置、接口對接等前期投入需數十萬元甚至上百萬元，基層單位資金緊張難以承擔；系統日常維護、故障修復、功能升級及政策適配需持續(xù)投入，再加上員工培訓成本，進一步加重資金壓力。部分單位因資金有限，只能選擇功能簡單的低成本系統，或推遲升級維護，影響數字化效果。
（四）制度法規(guī)不完善，與現有管理體系銜接不暢
電子票據的歸檔要求、保管期限、查驗方式等缺乏統一標準，報銷入賬歸檔不規(guī)范；數字化報銷的流程規(guī)范、監(jiān)管制度與審計手段不完善，各單位自行其是，監(jiān)管不到位。同時，部分財務制度要求紙質簽字單據，與數字化報銷的電子簽名存在沖突，審批權限設置與現行制度不匹配，導致流程推進受阻。
五、推進財務報銷數字化的建議
（一）加強宣傳引導與技能培訓，筑牢轉型基礎
通過內部會議、公眾號等渠道，宣傳數字化報銷的優(yōu)勢與成功案例，消除抵觸情緒；建立激勵機制，對積極參與、提出合理建議的員工給予表彰。開展分層分類培訓：針對年長員工與操作薄弱者，重點講解基礎操作，安排一對一指導；對財務人員，強化系統功能應用、數據審核與安全管理培訓；定期組織答疑交流，確保全員熟練掌握操作技能。
（二）強化信息安全保障，筑牢數據防護屏障
建立完善的安全防護體系，對系統進行定期安全檢測與漏洞修復，采用數據加密、訪問控制等技術，保障數據傳輸與存儲安全。規(guī)范權限管理，根據崗位設置不同操作權限，嚴格賬號密碼管理；加強員工安全培訓，提升數據保護意識，杜絕密碼泄露、違規(guī)導出數據等行為。引入區(qū)塊鏈技術實現電子票據存證溯源，對接稅務系統強化票據真?zhèn)魏蓑?，防范虛假報銷風險。
（三）合理規(guī)劃成本投入，提升資金使用效益
根據單位規(guī)模與需求，選擇適配的數字化解決方案，優(yōu)先采用財政部門統一建設的政務財務平臺，降低開發(fā)成本；鼓勵與其他單位聯合采購、共享系統，分攤建設與維護費用。將系統建設、維護及培訓費用納入年度預算，合理分配資金；優(yōu)先升級核心功能模塊，避免盲目追求“大而全”，確保資金投入聚焦實際需求。
（四）完善制度法規(guī)體系，促進規(guī)范銜接
結合國家相關政策，制定本單位數字化報銷管理辦法，明確電子票據歸檔、審批流程、操作規(guī)范等標準；修訂現有財務制度，明確電子簽名的法律效力，調整與數字化流程不匹配的審批權限與要求。建立數字化報銷考核機制，將系統使用情況、流程合規(guī)性納入部門與個人考核，確保制度落地。加強與審計部門溝通，完善數字化審計手段，提升監(jiān)督效能。
六、結論
行政事業(yè)單位財務報銷數字化是提升財務管理效能、推進治理能力現代化的必然趨勢，雖在觀念轉變、安全保障、成本控制、制度銜接等方面面臨挑戰(zhàn)，但通過加強宣傳培訓、強化安全防護、合理規(guī)劃成本、完善制度體系等措施，能夠有效破解難題。推進財務報銷數字化，不僅能實現“降本增效、合規(guī)可控”，更能為決策提供數據支撐，優(yōu)化公共資源配置，推動行政事業(yè)單位高質量發(fā)展，為公眾提供更高效、更便捷的政務服務。
作者：定邊縣檢察院? 郝清珍
責編：張穎
編輯：劉凡
